La dématérialisation des documents par LAD et RAD est une technologie qui facilite la numérisation documentaire et la gestion électronique des documents (GED). Les objectifs de cette dématérialisation est de générer des économies importantes, réduire le temps lié au processus de travail, faciliter l’archivage et la sauvegarde des données et donc d’assurer la fiabilité et la sécurisation de celles-ci. Il faut préciser que la LAD et RAD sont deux étapes de dématérialisation distinctes l’’une de l’autre. La lecture automatique de documents (LAD) est un ensemble de technologie qui permet de reconnaître, de lire tout type de document physique et enfin de les analyser afin d’en extraire intelligemment le contenu lors de la numérisation. On doit passer par les scanners de production pour numériser les documents avant de procéder à la classification et la reconnaissance. La reconnaissance automatique des documents (RAD) de son côté est une des technologies de la LAD. Elle permet de numériser et d’automatiser des documents à l’aide d’un scanner grâce a principe de la LAD.
Principe de fonctionnement
La LAD ou lecture automatique de documents regroupe trois technologies indispensables à son fonctionnement : la RAD (reconnaissance automatique des documents) ; l’OCR (reconnaissance optique des caractères), l’IRC (reconnaissance intelligente des caractères). La RAD quant à elle permet un classement efficace et distinctif des documents. La technologie consiste à reconnaitre facilement le type de document à traiter en s’appuyant sur différents critères et contraintes définis par la GED. Elle permet alors de déterminer la nature des documents numérisés suivant des signes spécifiques (devis, facture, commande) pour un classement efficace des informations. Quant à l’OCR, il s’agit d’une technologie intelligente qui permet une capture de données. Elle est égalementappelé vidéocodage, consistant à lire et analyser un texte selon la forme des mots, des caractères, ou autres propriétés pour en produire une version informatique au format d’un fichier texte. Dans le cadre de la reconnaissance optique des caractères, on distingue plusieurs étapes importantes : tout d’abord, on commence par la capture des informations. Ensuite l’analyse des informations se fait au moyen d’un système de détection des formes et une comparaison avec des données déjà établies, et ce par les bibliothèques de formes pour en faire correspondre un caractère ou un mot. Puis, un traitement des informations se fera pour enfin comprendre et classifier les données.
Avantages de la dématérialisation par LAD et RAD
La lecture ainsi que la reconnaissance automatique de documents permettent à tous les deux de favoriser considérablement l’automatisation du traitement de données. En effet, les avantages se rattachent beaucoup aux bénéfices obtenus dans le cadre de la dématérialisation. Etant donné qu’une dématérialisation de documents tels que la facture fournisseur, les bons de commandes ou encore les fiches de paies optimise considérablement un gain de productivité mais également un gain de productivité. Il est bien évident que la LAD et RAD pourront accélérer le traitement de données, puisque plusieurs tâches de manipulation à la main comme l’indexation et les saisies seront éliminées. Entre autres, un système informatisé représente une perspective favorable afin de gérer électroniquement toutes sortes de documents à travers la dématérialisation. De plus, la classification des données informatisées et les documents numériques sera de plus en plus pratique et permettra d’assurer l’intégrité et la traçabilité des informations à tout moment. Par exemple, il peut arriver que l’administration fiscale demande à voir une facture fournisseur avec la signature électronique prouvant la valeur juridique, on n’aura aucune difficulté à la trouver avec un système informatisé et une gestion électroniques des documents. L’utilisation de la LAD – RAD est encore plus accessible aux entreprises grâce aux services proposés en ligne ou en mode Saas.
